Datenschutz

Verantwortlicher

Prof. Dr.-Ing. Michael Marré, Fachhochschule Südwestfalen, Frauenstuhlweg 31, 58644 Iserlohn
Telefon 02371 566-1443, E-Mail marre.michael@fh-swf.de

Datenschutzbeauftragter

Fachhochschule Südwestfalen, Datenschutzbeauftragter, Baarstraße 6, 58636 Iserlohn
E-Mail datenschutzbeauftragter@fh-swf.de

Zweck und Rechtsgrundlage

Das KI-Radar ist ein internes Werkzeug des LFM und TIPS an der Fachhochschule Südwestfalen und nur für Mitglieder gedacht. Verarbeitet werden die Angaben zum Zugang (Name, E-Mail-Adresse, Einrichtung, Funktion und das Passwort als Hash) sowie die Inhalte, die Mitglieder im Radar eintragen. Zweck ist die gemeinsame Arbeit an Förderaufrufen und Anträgen einschließlich Benachrichtigungen per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW. Ohne Name, E-Mail-Adresse, Einrichtung und Funktion ist kein Zugang möglich.

Zum Schutz vor Missbrauch zählt das Radar Anmeldeversuche für kurze Zeit. IP-Adressen werden dabei nur als Hash mit geheimem Schlüssel gespeichert und spätestens nach zwei Tagen gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW, Schutz der Systeme). Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen werden nicht geführt.

Cookies

Das Radar setzt nur technisch notwendige Cookies: für die Anmeldung, zum Schutz von Formularen und für Anzeigeeinstellungen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es gibt kein Tracking und keine Inhalte von Drittanbietern.

Empfänger

• Hosting: Hostinger, UAB (Litauen), Rechenzentrum in Deutschland
• E-Mail-Versand: Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited)
• KI-Funktion „Research“: Eingaben gehen über den AI Hub der Fachhochschule Südwestfalen an OpenAI (USA). Name und E-Mail-Adresse werden nicht übermittelt. In Research sollen keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten eingegeben werden.

Eingetragene Inhalte sind für alle Mitglieder sichtbar.

Speicherdauer

Die Daten bleiben gespeichert, solange der Zugang besteht. Wird ein Zugang gelöscht, entfernt das Radar die Profildaten. Beiträge bleiben ohne Namen erhalten. Nicht bestätigte Zugangsanfragen werden nach 24 Stunden gelöscht, abgelehnte nach 30 Tagen. Tägliche Sicherungskopien liegen 30 Tage auf dem Server, monatliche, verschlüsselte Kopien zwölf Monate. Außerdem bewahrt das LFM die monatlichen Kopien bis zur manuellen Löschung auf.

Rechte der Betroffenen

Betroffene haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Anfragen gehen an den Verantwortlichen oder an den Datenschutzbeauftragten. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.